GUIA DE TRABAJO 1 – Actividad No 3
1, Fundamentos y modelos de comunicación organizacional
1.1 Explore los vínculos que le ofrece la unidad y amplíe y contraste sus conocimientos sobre los modelos de comunicación organizacional. De igual forma, los vínculos le permitirán reforzar las formas de comunicación, en especial la interna
1.3 Del libro: Comunicación Empresarial:
Realice la lectura de las páginas 28-58 Documento sobre modelos de Comunicación organizacional en Aula virtual y objeto de aprendizaje de la tarea en curso.
Responda:
¿Qué es un modelo de comunicación y para qué nos sirve?
¿Cuáles son los elementos fundamentales y/o características de todo modelo?
¿Conoce otros modelos que no se hayan referenciado en el material? ¿Cuál? Descríbalo brevemente.
2. Aplica
2.1 Mediante el siguiente caso de estudio se pretende que aplique lo aprendido. Lea y analice el caso y desarrolle la actividad requerida. Adjunte al entregable 1.
La empresa “Soluciones en Sistemas” Una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de equipos de cómputo y software especializados para empresas de comunicaciones, ha decidido lanzar una nueva línea de productos como son video juegos para un nuevo mercado objetivo.
La empresa cuenta con una estructura organizacional en la cual se encuentran: un gerente general y unos gerentes de departamento: un gerente financiero, uno administrativo, uno de operaciones y un gerente comercial.
Cada gerencia cuenta con unos departamentos definidos, según la naturaleza de sus funciones como son: cartera, tesorería y Caja, Recursos humanos, Logística, telemercadeo, ventas y servicio al cliente, respectivamente.
En los últimos meses la empresa ha tenido una gran rotación de su personal debido a que han registrado errores en la realización de actividades, lo cual ha generado equivocaciones en la forma de trabajo, manifestadas en errores en fabricación de productos, pedidos, despachos, horarios, y atención a clientes, entre otros.
Una de las razones que se ha detectado al interior de la compañía y que generan estas fallas es un grave problema de comunicación interna y externa debido a:
Los departamentos no se encuentran integrados, cada uno es autónomo además no le interesa comentar sus planes a los demás miembros de la organización, por temor a las críticas o a que se involucren en sus asuntos propios.
Se registran instrucciones poco claras para adelantar las labores.
No hay un medio definido para consultar los procedimientos, no existen niveles claros de empoderamiento.
No se cuenta con un canal o medio establecido para recibir las inquietudes de clientes. Algunos de los funcionarios no están capacitados para atender a los clientes internos y externos ya que los términos que utilizan son muy técnicos, por lo tanto no hay fácil comprensión.
2.2 Si usted fuera contratado para hacer una asesoría a dicha institución en materia de comunicación organizacional y brindar solución a los problemas planteados, elabore una propuesta escrita para la gerencia de la empresa, en la cual desarrolle los siguientes puntos:
1. Explique cuáles son los factores de la comunicación humana que influyen en la empresa.
2. Determine 5 aspectos que pueden mejorar al interior de la empresa. Explicarlos brevemente.
3. Determine qué modelo de comunicación podría implementar.
4. Señale las características que podría reunir el comunicador organizacional.
5. Cómo podría influir esta propuesta de comunicaciones en la relación con los clientes, los empleados, la gerencia y el lanzamiento de los nuevos productos
RESPUESTA
1. ¿Qué es un modelo de comunicación y para qué nos sirve?
Teniendo en cuenta la definición de modelo la cual es “una explicación simplificada de la realidad: una representación, una idealización, una muestra”y la de comunicación “Es un proceso de transmitir ideas o bien símbolos, que tienen el mismo significado para dos o más sujetos los cuales intervienen en una interacción” se puede determinar que un modelo de comunicación es el origen y configuración de la información para ser trasmitida al otro, es esa búsqueda del individuo por constituir códigos específicos y representaciones claras de sus pensamientos sobre lo que quiere transmitir.
El modelo de comunicación organizacional hace referencia a una derivación de la comunicación pública, y al conjunto de técnicas, estrategias y actividades que llevan a la realización efectiva de la comunicación al interior de una organización.
Un modelo de comunicación sirve para integrar el beneficio individual, colectivo y empresarial porque permite a los individuos formar equipos de trabajos eficientes, coordinar actividades dentro de las organizaciones, crear un lenguaje común, compartir conocimientos e inquietudes, desarrollar un buen ambiente laboral entre otras.
2. ¿Cuáles son los elementos fundamentales y/o características de todo modelo?
El modelo de comunicación básico dado por Shannon y Weaver, contiene los siguientes elementos fundamentales:
· Emisor: Es quien emite el mensaje, puede ser o no una persona.
· Receptor: Es quien recibe la información.
· Canal: Es el medio físico por el que se transmite el mensaje.
· Código: Es la forma que toma la información que se intercambia entre la Fuente (el emisor) y el Destino (el receptor) de un lazo informático.
· Mensaje: Es lo que se quiere transmitir.
· Situación o contexto: Es la situación o entorno extralingüístico en el que se desarrolla el acto comunicativo.
Su estructura debe contener: la explicación de porqué se realizó el modelo y su relación con la satisfacción de una necesidad en la organización, describir detalles del modelo en cuanto a su configuración, identificar los diferentes conectores que hacen parte del modelo para reconocer el impacto sobre la organización y la incidencia en cada uno de sus integrantes.
Las características de todo modelo son: el modelo debe representar la realidad descrita en el inicio, el modelo debe establecer relación en las variables que la conforma, el modelo debe ser una construcción hecha por el investigador, el modelo debe ser usable y medible, debe tener etapas simples y bien definidas, el modelo debe estimar un costo por su aplicación.
3. ¿Conoce otros modelos que no se hayan referenciado en el material? ¿Cuál? Descríbalo brevemente.
Dentro del material de referencia no hubo explicación de:
· La Aguja Hipodérmica: modelos simples de estímulo-respuesta (E-R)
· Modelo Diagrama de Stewart:
Distingue claramente dichos aspectos psicológicos de los aspectos puramente físicos de la comunicación. Señala Stewart que tanto las señales naturales como los símbolos comparten la misma propiedad física. Pero para que estas señales y símbolos contribuyan a la comunicación, ellos deben transformarse en ideas. Stewart define la comunicación como "un proceso físico-mental cuya función es el enunciado de significados con sentido", el objetivo primordial de la comunicación es que el receptor enuncie el sentido pretendido.
· El Modelo de Hovland
(1942-1945): Hovland es considerado uno de los cuatro padres teóricos de la comunicación y quien más contribuyo en la comunicación. La eficacia de la comunicación, en la que Hovland advierte seis fases, es la respuesta (cambio de conducta) de un proceso causal que parte de un estímulo, la exposición de un mensaje (acto emisor) y requiere suscitar atención (llegar), ser comprendido (alcanzar), ser aceptado (actuar), ser retenido (permanecer).
· El Modelo Operativo Sociológico de Riley y Riley (1951):
Propusieron un modelo donde se señalaban que, además de los elementos de Aristóteles, Laswell y Berlo, era necesario contemplar el factor del contexto social; es decir, el entorno en donde se desenvuelven tanto el receptor como el emisor (el cual es diferente para cada uno). Por lo que advierten que el entorno social del emisor y el receptor afecta el mensaje y la respuesta de cada uno.
· El Modelo de Scharmm (1954)
Maestro de David Berlo, Schramm considera que en la comunicación colectiva se envían, a través de los medios, múltiples mensajes idénticos, los cuales se reciben por un público constituido por perceptores inmersos en grupos sociales, desde cuyos parámetros se hace la interpretación de los mensajes y dentro de los cuales funcionan los líderes de opinión, que tienen enorme influencia en los receptores. Este modelo considera la existencia de una determinante cultural en los efectos de la comunicación.
· El Modelo de Transmisión (1957):
Descrito por Westley- Mac Lean y conocido también como el “Modelo Conceptual de Westley-MacLean”. Es un modelo adecuado a la comunicación de masas donde se elimina la secuencia lineal (Fuente-Emisor-Mensaje-Receptor) que lleva la información, hacia una secuencia dependiente en gran medida de una retroalimentación de la audiencia.
· El Modelo Maletzke de Comunicación Colectiva (1963):
Similar al modelo de Riley y Riley, pero añadió factores individuales al modelo de sistema social. Su modelo muestra más bien interacciones complejas entre las partes del proceso de comunicación.
Información tomada de: TEORIA DE LA COMUNICACIÓNhttp://teocomsu.net84.net/2_3.html Vista: 20 abril 2012
CASO:
1. Explique cuáles son los factores de la comunicación humana que influyen en la empresa.
Analizando el caso podemos identificar los siguientes factores:
· Comunicación interna (Emisor): No está debidamente especificado quien desempeña el rol de líder, por lo que no hay una visión conjunta en la organización.
· Receptor: En la comunicación interna, el receptor está definido como los colaboradores a quien se dirige el mensaje (trabajadores, gerentes, proveedores). En la externa, está representado por los clientes.
· Mensaje: en la comunicación interna conjunto de procedimientos, directrices, manuales de comportamiento y demás. Externa: procedimientos, información técnica y de servicio a los clientes, documentos.
· Canal o Medio: medio por el cual se transmite el mensaje. Vía telefónica, correo electrónico, página web, y demás dispositivos móviles, internos y externos que usa la organización para transmitir la información.
· Impacto o Retroalimentación: Interna: no hay retroalimentación, por lo cual no podemos hablar de comunicación sino de información. Externa: igualmente no hay retroalimentación de los clientes y proveedores.
2. Determine 5 aspectos que pueden mejorar al interior de la empresa. Explicarlos brevemente.
· Implementar indicadores de gestión para evaluar el grado de conformidad de los empleados dentro de la organización.
· Aplicar comunicación organizacional desde cada una de las gerencias hasta los departamentos, a través de estrategias como Balance Scorecardsoportando la llamada planeación estratégica, alineando las acciones de todos los miembros de la organización con los objetivos.
· Crear constantemente reuniones en las cuales los empleados puedan exponer sus puntos de vista, inconformidades e inquietudes cuando sea necesario.
· Dentro de cada gerencia implementar un área de comunicación para el control y vigilancia de la comunicación total dentro de la compañía, en la cual se relacionen todas y cada una de los departamentos, así como reestructurar si es necesario los departamentos y las gerencias con el fin de determinar aspectos positivos y negativos que sean de cambio.
· Implementación de TIC (Tecnología de la información) para comunicar canales externos e internos dentro de la organización y tener una herramienta eficaz en la organización y transmisión de la información.
3. Determine qué modelo de comunicación podría implementar.
El modelo de comunicación que podría implementar seria el modelo dinámico puesto que interrelaciona las necesidades e inquietudes tanto internas como externas de la organización. Permitiendo de esta manera transmitir a todas las partes de interés las estrategias, políticas, procedimientos y las normas, convirtiéndose en una herramienta de planeación estratégica, fomentando el sentido de pertenencia y reduciendo los problemas asociados con la mala comunicación.
4. Señale las características que podría reunir el comunicador organizacional.
El comunicador organizacional debe trabajar eficientemente para conseguir metodologías y técnicas que analicen en grandes volúmenes la información permitiéndoles de esa manera eficiencia en el uso del tiempo para tomar decisiones, realizarse preguntas realmente importantes para satisfacer necesidades internas y externas de la organización, tener conocimiento amplio y estructurado del mercado y de los clientes, poseer un alto nivel de análisis de información, dominar campos como tecnología, estadística y finanzas, orientado estos factores al fin de la organización.
Por otro lado el comunicador organizacional debe tener cualidadescomo: Simpatía, sensibilidad, carisma, sencillez; aptitudes como: observación, concentración, lucidez, claridad, coherencia, precisión, motivación, creatividad y actitudes como: objetividad, ecuanimidad, integridad, estudio permanente y tolerancia por las ideas de los demás.
5. Cómo podría influir esta propuesta de comunicaciones en la relación con los clientes, los empleados, la gerencia y el lanzamiento de los nuevos productos.
Al poder tener correctamente enlazadas cada una de las áreas de la empresa podemos encontrar satisfacción en los clientes, puesto que se solucionarían problemas relacionados con entrega o recepción de productos al cliente y tardanzas en la misma. Al haber satisfacción habrá mayor demanda de nuestro producto o servicio por lo que igualmente incrementará los flujos de información dentro de la organización y su retroalimentación. Al igual habrá mayores oportunidades para la empresa en inserción de nuevos proyectos ya que la empresa tendrá la capacidad de identificar nuevas necesidades a satisfacer, ya que habrá una atención oportuna al cliente.
A nivel interno va haber un mejor clima organizacional permitiendo una mayor productividad y sentido de pertenencia por la organización, habrá incentivos claros para trabajar en pro de los objetivos de la empresa puesto que hay lineamientos claros para cada rol y buena comunicación entre toda la organización.
Por otro lado la organización va a tener la capacidad de encontrar las fallas en el sistema y aplicar correctivos con la información pertinente para cada problema, habrá también claridad en los roles de liderazgo permitiendo gestionar de acuerdo al departamento o gerencia, y sobre todo se incrementara el valor de la empresa cuando las necesidades colectivas se hayan integrado de manera efectiva.
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